Aquest article vol abordar un procés de selecció d'agències de qualsevol tipus, i com fer-lo ràpid, senzill i just per prendre la millor decisió per a tu o la teva empresa.

Estava fent aquest document per a ús intern a Adevinta i vaig pensar que estaria bé compartir-lo obertament. Aquests són els aprenentatges d'un any treballant en una agència de mitjans, contractant agències in-house i treballant com a consultor/agència per a grans marques i startups.

Briefing

  • Fes-lo curt (màxim 2 pàgines) tret que sigui completament necessari. Afegeix annexos al final però intenta mantenir els missatges principals curts i clars.
  • La mateixa informació per a tots els proveïdors, busca simetria d'informació per no tenir propostes esbiaixades.
  • Sigues clar amb els teus objectius, les teves necessitats i com els avaluaràs.
  • Si tens límits de pressupost, deixa-ho clar des del principi.
  • Utilitza Loom per enviar el brief, això et pot estalviar fàcilment 5-10h de trucades amb proveïdors.

Selecció de proveïdors

  • Escollir els proveïdors que participaran al procés de pitch és igual d'important o fins i tot més important que tot el framework i el procés. Si vols cuinar un bon àpat amb ingredients dolents, el menjar tindrà un gust dolent igualment.
  • Fes la teva pròpia recerca sobre els millors proveïdors del mercat. Busca'ls a Google, pregunta a la teva xarxa i consulta col·legues. No dubtis a contactar proveïdors que semblin massa cars, de vegades volen treballar amb tu per menys diners perquè som una marca atractiva.
  • Intenta no tenir massa proveïdors al procés de pitch. Generalment la recomanació és entre 2 i 4. Més que això es torna inmanejable.
  • Filtra proveïdors abans del procés de pitch. Val la pena revisar preus, trajectòria i treballs anteriors en una trucada ràpida.
  • Demana referències i treballs anteriors com a bon indicador de qualitat.

Pitch / temps de conèixer-se

  • Mantingues el comitè petit tret que sigui completament necessari.
  • Programa els pitches en dies diferents perquè la gent no estigui cansada d'escoltar presentacions.
  • Dona el mateix temps de presentació a cada proveïdor.
  • No agafis trucades de proveïdors per demanar massa detalls, proporciona-ho com a informació sistemàticament simètrica o tindran un avantatge.
  • Reserva sempre temps per a preguntes i respostes.
  • Valora la proposta, el framework i l'enfocament més que el contingut en si (mockups o similars). El procés > el contingut en un pitch, ja que defineix la manera de treballar.
  • Valora el coneixement profund i l'experiència.
  • Valora l'equip que executarà, no el que presenta. Demana detalls al respecte.

Presa de decisions

Exemple simplificat de plantilla

  • Crea un document compartit amb format matriu perquè tothom pugui expressar les seves opinions.
  • No massa gent a la presa de decisions, limita-ho a les persones rellevants.
  • Inclou persones que treballaran en les operacions del projecte, no ho converteixis en una decisió només d'alt nivell.
  • Acorda el procés prèviament amb tots els stakeholders.
  • Basa-ho en pros i contres de cada proveïdor.
  • Mira si hi ha algun bloqueig o senyal d'alarma per a algun proveïdor a la matriu.
  • No decideixis basant-te en amistats o favors.
  • No et deixis esbiaixar per això, i si no pots ser imparcial, no votis.
  • Pren la decisió final en una trucada, hi ha coses que no es poden expressar en un document.

Procés d'onboarding

  • Un bon proveïdor sense un bon procés d'onboarding és un proveïdor desaprofitat. Això és clau per a una col·laboració fructífera.
  • Tingues en compte els contractes i les clàusules que volem incloure, període de prova o període de preavís si no funciona.
  • Crea un canal de Slack compartit i facilita la comunicació entre els membres de l'equip.
  • Crea un pla per fer l'onboarding del proveïdor, stakeholders, informació rellevant, etc.
  • No comparteixis massa informació del proveïdor anterior si n'hi ha, tret que sigui necessari, per no estar esbiaixat.
  • Informa les persones internes sobre el proveïdor i què n'han d'esperar a curt i llarg termini (integració, entregables, etc.).
  • S'espera un període de ramp-up d'1 a 3 mesos depenent del tipus.

Escollir una agència és més un art que una ciència. Bona sort!